Si algo hemos aprendido este año con la crisis del coronavirus es que el mundo puede cambiar de la noche a la mañana, que la estabilidad es un concepto que se queda atrás dejando paso a la incertidumbre y que la capacidad de adaptación a los cambios de manera rápida es imprescindible. Las organizaciones ante el escenario actual y futuro tienen que aplicar metodologías ágiles para afrontar con éxito su futuro.
El concepto de agilidad ha tomado un gran protagonismo en el mundo organizacional en los últimos meses, porque aquellas organizaciones que sean lo suficientemente ágiles y flexibles y sepan adaptarse, renovarse cuando sea necesario, lidiar con el ambiente cambiante y reconocer oportunidades rápidamente, serán las que tengan más éxito en el futuro.
La implementación de metodologías ágiles está muy ligada a la cultura organizacional, a la filosofía o identidad corporativa, al conjunto de visiones y valores que caracterizan a las empresas y determinan cómo se trabaja en ellas. Lo que se plantea es una visión holística de la agilidad para poder ser organizaciones innovadoras, además de ofrecer a los empleados las herramientas y formación necesarias.
Muchas compañías ya estaban dando pasos en la instauración de este tipo de metodologías antes de marzo, el mes que lo cambió todo. Actualmente, con la implantación masiva del teletrabajo como consecuencia de la pandemia y el ambiente de incertidumbre y volatilidad es más necesario que nunca.
Según el estudio ‘Retos de las empresas españolas en la era COVID-19’ realizado por Sodexo Beneficios, el 49% de las empresas afirma estar implementando metodologías de trabajo más ágiles. El revulsivo ha sido la crisis sanitaria y las perspectivas a futuro, el 41% de las empresas, como también recoge el estudio, considera que la forma de trabajar tradicional en el día a día cambiará por estas nuevas formas de trabajo ágiles.
Con el objetivo final de crear valor para la empresa y ofrecer el mejor servicio a los clientes, las metodologías ágiles se basan en la flexibilidad ante el cambio y la integración de las personas en todos los puntos de los procesos, en redes de equipos, en el aprendizaje constante, en la resolución de problemas en la comunicación directa, en la optimización en la toma de decisiones de una manera más transversal y en la mejora continua, todo ello a través de la tecnología.
Las organizaciones ágiles se enfocan en las metas a conseguir y en trabajar de manera colaborativa en el entorno digital, de este modo consiguen ser más rápidas, resilientes y adaptables.
Retos en agilidad a los que se enfrentan las organizaciones
Si la implementación de metodologías ágiles ya es un desafío en sí mismo porque implica cambiar procesos de trabajo asentados, probar, renovarse, que los responsables se comprometan con estas nuevas formas de trabajo y que se haga a nivel general de la empresa, los retos en agilidad a los que se enfrentan las organizaciones en la situación actual son aún mayores, algunos de ellos:
- Definición de objetivos: es imprescindible que las organizaciones definan objetivos cercanos en el tiempo, medibles y alcanzables y que todos los equipos puedan abordar conjuntamente. Para ello es imprescindible que la estructura de la compañía esté orientada a equipos autogestionados, multidisciplinares y empoderados. Esto exige también nuevos modelos de liderazgo.
En este sentido, el estudio de Sodexo señala que el 31% de las empresas están trabajando en nuevas formas de fijar objetivos a corto plazo.
- Establecer y visualizar tareas, roles y prioridades: con el trabajo en remoto es más necesario que nunca saber hacer un seguimiento periódico y ágil, que las personas estén coordinadas y tengan una visibilidad completa de todo lo que ocurre en las diferentes tareas en las que participan. El modelo ágil está orientado a compartir, visualizar y tener la capacidad de priorizar y trabajar de forma colaborativa. Así se facilita la gestión de los equipos a distancia.
- Evaluación del desempeño: se plantea como uno de los grandes retos para los responsables de los equipos en esta era de trabajo a distancia. Las empresas tienen que incorporar herramientas digitales que incluso puedan automatizar la evaluación de resultados, que permitan a los empleados monitorizar sus progresos y poder visualizarlos ante sus supervisores de forma clara, objetiva y en tiempo real.
- Reuniones eficaces: el trabajo en remoto no puede ser excusa para aumentar el número de reuniones o para alargarlas. El fondo de las reuniones y los objetivos de realizarlas, ya sean virtuales o presenciales, son el mismo, únicamente cambia el espacio y las circunstancias. Tenemos diversas herramientas digitales a nuestro alcance para utilizar en el intercambio de información con compañeros y no siempre se tiene que optar por la reunión, que consume un tiempo valioso y en muchas ocasiones no es eficaz. Por tanto, lo primero es que hay que convocar las reuniones que sean imprescindibles.
Para que salgan bien y sean lo más eficaces posibles, la persona que la organiza tiene que asegurarse previamente de que la tecnología funciona, convocar a las personas únicamente indispensables, enviar un orden del día previo con los temas a tratar y el horario de inicio y fin. A la hora de abrir la reunión es importante destinar unos 5 o 10 minutos a charlar de manera amena, para crear un ambiente relajado y distendido antes de entrar a los temas en concreto a tratar. Solicitar que todas las personas tengan puesta la cámara. Después, se debe asegurar bien la medición de tiempos para que la reunión no se alargue más de lo previsto.
- Feedback: para que todo funcione correctamente y todas las personas estén enteradas de todos los procesos e implicadas a fondo, ya que el trabajo se realiza de una forma más autónoma y en la distancia es más importante que nunca el feedback por parte de los responsables. Tanto ofrecerlo como recoger las inquietudes, temores, dificultades, etc. que puedan tener los miembros del equipo.
Pero para conseguir implementar estas metodologías y tener un ecosistema de empresas ágiles, necesitamos al talento preparado y acompañado para afrontar estos retos y las principales barreras a la agilidad a las que se enfrentan en su día a día. Con Agile puedes mejorar la productividad y eficiencia de tu empresa.
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